I. Wstep i tlo prawne

1.1. Kontekst historyczny – masowy naply wysiedlencow z Ukrainy

24 lutego 2022 roku, po inwazji Rosji na Ukrainie, doszlo do jednego z najwiekszych kryzysow humanitarnych w najnowszej historii Europy. W ciagu kilku tygodni miliony obywateli Ukrainy opuscily swoj kraj. Polska, dzielaca z Ukraina dlugie wschodnie granice, przyjela najwieksza liczbe uchodzcow sposrod wszystkich panstw czlonkowskich Unii Europejskiej.

Skala napywu ludnosci nie miala precedensu w powojennej historii Polski. Przez pierwsze tygodnie konfliktu granice polsko-ukrainska przekraczalo nawet kilkaset tysiecy osob dziennie. Do kwiecia 2022 roku w Polsce zarejestrowalo sie ponad 3 miliony obywateli Ukrainy – przy czym rzeczywista liczba przybyszow byla znacznie wyzsza, poniewaz wielu z nich nie dokonywalo rejestracji lub od razu przemieszczalo sie do innych panstw UE.

Polska infrastruktura prawna, przewidziana do obslugi standardowych strumieni migracyjnych, okazala sie kompletnie nieprzystosowana do obslugi tej skali napywu. Regulacje dotyczace cudzoziemcow, zawarte glownie w ustawie z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, wymagaly zindywidualizowanych procedur administracyjnych, ktore w obliczu milionowego napywu byly niemozliwe do zastosowania w rozsadnym czasie.

1.2. Unijna podstawa ochrony – decyzja wykonawcza Rady UE z 4 marca 2022 r.

Rownolegle z dzialaniami polskiego ustawodawcy, na poziomie unijnym podjeto kroki majace na celu uruchomienie mechanizmu ochrony tymczasowej. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. stwierdzila istnienie masowego napływu wysiedlencow z Ukrainy i uruchomila mechanizm ochrony tymczasowej na podstawie dyrektywy Rady 2001/55/WE z dnia 20 lipca 2001 r. – tzw. dyrektywy o ochronie tymczasowej.

Dyrektywa ta, przyjeta po kryzysie jugoslowianskim, nigdy wczesniej nie zostala aktywowana. Jej uruchomienie w 2022 roku bylo wydarzeniem bezprecedensowym, stanowiacym zbiorowa odpowiedz panstw UE na kryzys humanitarny wynikajacy z agresji zbrojnej Rosji. Decyzja Rady nakldala na panstwa czlonkowskie obowiazek udzielenia ochrony tymczasowej osobom wysiedlonym z Ukrainy od 24 lutego 2022 r. oraz zapewnienia im dostepu do rynku pracy, systemu edukacji i swiadczen socjalnych.

Poczatkowo ochrona zostala przyznana na okres jednego roku z mozliwoscia przedluzenia. Kolejnymi decyzjami wykonawczymi Rady ochrona czasowa byla przedluzana – najpierw do marca 2024 r. (decyzja 2023/409 z 19 pazdziernika 2023 r.), a nastepnie do 4 marca 2026 r. W wyniku decyzji Rady z pazdziernika 2025 r., ochrona czasowa zostala przedluzona do 4 marca 2027 r., co Polska wdrozyla w ustawie wygaszajacej z 23 stycznia 2026 r.

1.3. Dlaczego legislacja wyjatkowa miala kluczowe znaczenie dla rynku pracy?

Obywatele Ukrainy od lat stanowia fundamental polskiego rynku pracy – szczegolnie w branzy budowlanej, rolniczej, przetworzej, logistycznej, gastronomicznej i hotelarskiej. Przed wybuchem pelnoskalowej inwazji w Polsce pracowalo legalnie od 1,2 do 1,5 miliona obywateli Ukrainy. Ogromna czesc z nich korzystala z uproszczonych mechanizmow legalizacji pracy – przede wszystkim z oswiadczen o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wpisywanych do ewidencji przez powiatowe urzedy pracy.

Po 24 lutego 2022 r. ten rynek pracy przeszedl fundamentalna transformacje. Miliony nowych przybyszow chcialo lub musialo znalezc zatrudnienie w Polsce. Jednoczesnie znaczna czesc dotychczasowych ukrainskich pracownikow pozostala w Polsce, zamiast wracac do kraju zgodnie z wczesniejszymi planami. Agencje posrednictwa pracy, branza rolnicza, logistyka i wiele innych sektorow znalazly sie przed koniecznoscia szybkiego zrozumienia nowych ram prawnych – zarysowanych w spieszcie pisanej ustawie specjalnej.

KLUCZOWA DEFINICJA

Beneficjent ochrony czasowej (status UKR) – obywatel Ukrainy, ktory: 1. Przybyl do Polski z Ukrainy od 24 lutego 2022 r. w zwiazku z dzialaniami wojennymi, I 2. Deklaruje zamiar pozostania w Polsce, ORAZ 3. Zarejestrował sie i uzyskal numer PESEL ze statusem UKR. Osoby te korzystaja z uproszczonych zasad zatrudnienia na podstawie powiadomienia, bez koniecznosci uzyskiwania osobnego zezwolenia na prace.

II. Ustawa specjalna z 12 marca 2022 r. – geneza i fundamenty systemu

2.1. Ekspresowe tworzenie prawa w warunkach kryzysowych

Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa (Dz.U. 2022 poz. 583), powszechnie zwana ‘specustawa ukrainska’ lub ‘ustawa pomocowa’, zostala uchwalona przez Sejm zaledwie 16 dni po wybuchu pelnoskalowej inwazji. Tempo jej tworzenia bylo bezprecedensowe w polskiej praktyce legislacyjnej.

Ustawa wprowadzila kompleksowy pakiet rozwiazan specjalnych, obejmujacy legalizacje pobytu, uproszczony dostep do rynku pracy, dostep do systemu edukacji, opieki zdrowotnej, pomocy spolecznej oraz swiadczen rodzinnych. Z perspektywy agencji zatrudnienia i pracodawcow, kluczowe znaczenie mialy przede wszystkim przepisy rozdzialu 3, dotyczacego zatrudniania obywateli Ukrainy.

2.2. Rewolucyjny mechanizm powiadomienia – art. 22 specustawy

Centralnym elementem systemu zatrudnienia wprowadzonego specustawa byl art. 22, ktory ustanowil mozliwosc powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy bez koniecznosci uzyskiwania zezwolenia na prace. Warunkiem legalnosci bylo jedynie zlozenie powiadomienia o powierzeniu pracy do wlasciwego powiatowego urzedu pracy (PUP) w terminie 14 dni od dnia podjecia pracy przez cudzoziemca (termin ten zostal pozniej skrocony do 7 dni).

Mechanizm ten byl rewolucyjny w porownaniu do standardowych procedur. W normalnym trybie legalizacja pracy cudzoziemca z kraju trzeciego wymagala uzyskania oswiadczenia o powierzeniu pracy (wpisanego do ewidencji przez PUP) albo zezwolenia na prace (wydanego przez Wojewode) – procesow trwajacych tygodniami lub miesiacami. Powiadomienie bylo bezplatne, mozliwe do zlozenia elektronicznie i nie wymagalo badania rynku pracy (tzw. testu rynku pracy).

2.3. Warunki legalnosci zatrudnienia na podstawie specustawy

Dla skutecznego powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie art. 22 specustawy musial byc spelniony szereg warunkow lacznie:

• Legalny pobyt – obywatel Ukrainy musi przebywa legalnie na terytorium RP na podstawie specustawy (pobyt uznany za legalny) lub innego tytulu pobytowego;
• Zlozenie powiadomienia – pracodawca (podmiot powierzajacy prace) sklada powiadomienie do PUP w terminie 7 dni od dnia podjecia pracy przez cudzoziemca;
• Wynagrodzenie nie nizsze od minimalnego – konieczne zachowanie co najmniej minimalnego wynagrodzenia obowiazujacego w danym roku;
• Pisemna umowa – umowa z cudzoziemcem musi byc sporza w formie pisemnej, a pracodawca zobowiazany jest przedstawic tlumaczenie umowy na jezyk zrozumialy dla cudzoziemca;
• Dokumentacja – pracodawca zobowiazany jest przechowywac kopie dokumentu pobytowego cudzoziemca przez caly okres zatrudnienia oraz 2 lata po jego zakonczeniu.

2.4. Nadanie numeru PESEL ze statusem UKR

Jednym z fundamentalnych rozwiazan specustawy bylo wprowadzenie szybkiej sciezki nadawania numeru PESEL obywatelom Ukrainy, oznaczonego statusem UKR. Numer ten pelnil wielorakie funkcje: dokumentowal legalnosc pobytu, umozliwial dostep do swiadczen publicznych i byl warunkiem koniecznym do legalnej pracy na podstawie powiadomienia.

Wniosek o nadanie numeru PESEL UKR skladalo sie w dowolnym organie gminy na terytorium RP. Pocztakowo nie wymagano okazania dokumentu ze zdjeciem – co poz nej okazalo sie istotnym problemem systemowym, majacym konsekwencje az do 2026 roku. W sierpniu 2026 r. osoby, ktore uzyskaly PESEL UKR bez dokumentu tozsamosci ze zdjeciem, beda musialy potwierdzic swoja tozsamosc – inaczej straca ochrone czasowa.

2.5. Swiadczenie pieniezne za zakwaterowanie Ukraincow – art. 13 specustawy

Choc nie dotyczy bezposrednio zatrudnienia, art. 13 specustawy mial istotne znaczenie dla rynku pracy, gdyz regulowal stosunki pomiedzy polskimi gospodarzami a uchodzcami. Ustawa przewidywala wyplate swiadczenia pienieznego (poczatkowo 40 zl dziennie) dla podmiotow – w tym osob fizycznych oraz pracodawcow – zapewniajacych zakwaterowanie i wyzywienie obywatelom Ukrainy. Przepis ten zostal pozniej uchylony z dniem 30 czerwca 2024 r. w ramach nowelizacji majowej 2024 r.

III. Nowelizacja ustawy z 13 stycznia 2023 r.

3.1. Pierwsza korekta systemu – najwazniejsze zmiany

Ustawa z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz.U. 2023 poz. 185) wprowadzila szereg modyfikacji systemu stworzonego specustawa. Podstawowym celem nowelizacji bylo uszczelnienie systemu pomocy i dostosowanie go do zmieniajacych sie realiow – po niespelna roku od wybuchu konfliktu okazalo sie, ze niektorzy beneficjenci naduzywali przyznanych uprawnien.

Wsrod najwazniejszych zmian wprowadzonych nowelizacja ze stycznia 2023 r. nalezy wskazac:

• Uszczelnienie systemu zakwaterowania zbiorowego – wprowadzono surowsze kryteria i mechanizmy weryfikacji dla podmiotow zapewniajacych zakwaterowanie;
• Zmiany w zasadach nadawania numeru PESEL UKR – wzmocnione wymogi weryfikacji tozsamosci;
• Modyfikacje dostep do czesci swiadczen – wprowadzono dodatkowe przeslanki uprawnienia do niektorych form pomocy;
• Rozszerzenie katalogu osob objetych ustawa – objeto nia dodatkowe kategorie cudzoziemcow niemajacych obywatelstwa ukrainskiego, ale bedacych wysiedlencami z Ukrainy (np. bezpanstwowcy legalnie przebywajacy na Ukrainie przed wybuchem wojny).

3.2. Znaczenie dla pracodawcow

Z perspektywy pracodawcow i agencji posrednictwa pracy, nowelizacja ze stycznia 2023 r. miala wzglednie ograniczone znaczenie – podstawowy mechanizm powiadomienia (art. 22 specustawy) pozostal niezmieniony. Istotne bylo jednak rozszerzenie katalogu osob uprawnionych do korzystania z ochrony czasowej, co umozliwilo legalizacje pracy na podstawie powiadomienia rowniez dla dodatkowych grup cudzoziemcow (w tym np. pracownikow kontraktowych z Wietnamu czy Indii, ktorzy przed wybuchem wojny przebywali legalnie na Ukrainie i nie mogli bezpiecznie powrocic do swoich krajow).

IV. Nowelizacja ustawy z 15 maja 2024 r. – poczatek stopniowego wygaszania

4.1. Kontekst i cel nowelizacji

Ustawa z dnia 15 maja 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz niektorych innych ustaw (Dz.U. 2024 poz. 854) stanowila jeden z najistotniejszych aktow nowelizacyjnych w historii specustawy. Weszla w zycie z dniem 1 lipca 2024 r. i wprowadzila fundamentalne zmiany w kilku obszarach.

Ustawa miala dwojaki charakter: z jednej strony przedluzyla waznosc kluczowych uprawnien obywateli Ukrainy do 30 wrzesnia 2025 r. (z wczesniejszego terminu 30 czerwca 2024 r.), z drugiej – rozpoczela systematyczne wygaszanie niektorych form pomocy i zaostrzenie warunkow korzystania ze wsparcia publicznego.

4.2. Przedluzenie legalnosci pobytu do 30 wrzesnia 2025 r.

Najwazniejsza zmiana z perspektywy masowej bazy beneficjentow bylo przedluzenie okresu, w ktorym pobyt obywateli Ukrainy przybylych do Polski w zwiazku z dzialaniami wojennymi jest uznawany za legalny – z 30 czerwca 2024 r. do 30 wrzesnia 2025 r. Rownoczesnie o taki sam czas przedluzono waznosc:

• Wiz krajowych obywateli Ukrainy;
• Zezwolen na pobyt czasowy obywateli Ukrainy;
• Kart pobytu obywateli Ukrainy;
• Terminow na dobrowolne opuszczenie terytorium RP;
• Zawieszenia biegu terminow w sprawach pobytowych prowadzonych przez Wojewodow.

4.3. Uchylenie art. 13 – koniec swiadczen za zakwaterowanie prywatne

Nowelizacja uchylila art. 13 specustawy, regulujacy wyplate swiadczenia pienieznego (40 zl/dobe) za zapewnienie zakwaterowania i wyzywienia obywatelom Ukrainy przez osoby prywatne i podmioty gospodarcze. Swiadczenie to mozna bylo przyznac za okresy do dnia 30 czerwca 2024 r.

Zmiana miala istotne znaczenie dla segmentu rynku pracy zwiazanego z zakwaterowaniem pracownikow – wielu pracodawcow oferowalo Ukraincom zakwaterowanie i pobieralo za to dofinansowanie z budzetu panstwa. Po 30 czerwca 2024 r. ta forma wsparcia przestal byc dostepna, co wymusilo przeorganizowanie warunkow zatrudnienia u niektorych pracodawcow.

4.4. Nowe zasady dostepu do pomocy spolecznej

Nowelizacja wprowadzila obowiazek przeprowadzania wywiadow srodowiskowych w ramach postepowania o udzielenie swiadczen pomocy spolecznej przez obywateli Ukrainy. Wczesniej czesc swiadczen byla dostepna bez pelnego trybu przewidzianego dla obywateli polskich. Zmiana ta oznaczala faktyczne rownoważenie zasad dostepu Ukraincow do systemu pomocy spolecznej z zasadami obowiazujacymi polskich obywateli.

4.5. Uszczelnienie systemu zakwaterowania zbiorowego

Ustawa zmodyfikowala zasady udzielania pomocy w Osrodkach Zbiorowego Zakwaterowania (OZZ). Wprowadzono m.in.:

• Obowiazek partycypacji finansowej przez beneficjentow OZZ zdolnych do pracy (o ile nie znalezli zatrudnienia);
• Wyjatki od obowiazkow partycypacyjnych dla osob szczegolnie narazonych: matek w ciazy, osob z niepelnosprawnosciami, samotnych opiekunow trojga i wiecej dzieci;
• Precyzyjne okreslenie zakresu kompetencji Wojewodow w zakresie zapewniania zakwaterowania zbiorowego;
• Okreslenie terminu zakonczenia przyjmowania nowych osob do OZZ na dzien 31 pazdziernika 2025 r.

4.6. Zmiany w zasadach dostepu do rynku pracy

Nowelizacja znowelizowala rowniez art. 22 ustawy, regulujacy kwestie zatrudnienia. Zmieniono termin skladania powiadomienia o powierzeniu pracy – z 14 do 7 dni od dnia podjecia pracy przez cudzoziemca. Zmiana ta zwiekszyła presje administracyjna na pracodawcow, bowiem pracodawca tracil prawo do korzystania z uproszczonej procedury jesli nie zlozy powiadomienia w ustawowym terminie.

Rownoczesnie nowelizacja przewidziala nowa sciezke dalszej legalizacji pobytu dla obywateli Ukrainy objetych ochrona czasowa – mozliwosc ubiegania sie o karte pobytu (oznaczona symbolem cUKR). Uruchomienie tej uslugi zostalo zaplanowane na przyszlosc i mialo byc realizowane wylacznie droga elektroniczna.

WAZNE DLA PRACODAWCOW – ZMIANA OD 1 LIPCA 2024 r.

1. Termin zgloszenia powiadomienia: zmiana z 14 na 7 dni od dnia podjecia pracy. 2. Uchylenie art. 13 specustawy: koniec swiadczen za zakwaterowanie prywatne od 30.06.2024 r. 3. Przedluzenie legalnosci pobytu do 30.09.2025 r. – nie wymaga zadnych dzialan ze strony pracodawcy. 4. Nowy obowiazek wywiadu srodowiskowego przy ubieganiu sie o pomoc spoleczna – nie dotyczy bezposrednio pracodawcow, ale wplywa na sytuacje yciowa pracownikow.

V. Nowelizacja ustawy z 5 sierpnia 2025 r.

5.1. Kolejne dostosowanie terminow

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz niektorych innych ustaw stanowila kolejny akt dostosowujacy polskie prawo do decyzji unijnych o przedluzeniu ochrony czasowej. Kluczowym celem ustawy bylo przedluzenie obowiazywania ochrony i zwiazanych z nia uprawnien do daty 4 marca 2026 r. – zgodnie z aktualna wowczas decyzja Rady UE.

Ustawa przedluzyla do dnia 4 marca 2026 r. m.in.:

• Legalnosc pobytu obywateli Ukrainy objetych ochron czasowa;
• Waznosc wiz krajowych, zezwolen na pobyt i kart pobytu;
• Termin na zlozenie wniosku o karte pobytu cUKR;
• Okres obowiazywania zasad edukacji dla uczniow ukrainskich;
• Zawieszenie biegu terminow w sprawach pobytowych.

5.2. Nowe przepisy podatkowe dla pracodawcow

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. zawierala rowniez istotne przepisy podatkowe. Ustawa o podatku dochodowym od osob fizycznych (PIT) i ustawa o podatku dochodowym od osob prawnych (CIT) zostaly znowelizowane w zakresie przepisow dotyczacych zwolnien podatkowych zwiazanych z pomocna udzielana obywatelom Ukrainy – terminy ich obowiazywania przedluzono do 31 grudnia 2026 r.

Oznaczalo to, ze pracodawcy finansujacy okreslone formy wsparcia dla ukrainskich pracownikow (np. zakwaterowanie) mogli nadal korzystac z preferencji podatkowych takze po tym, jak wygasly analogiczne preferencje po stronie podatku od nieruchomosci czy innych danin.

5.3. Delegowanie pracownikow a utrata ochrony czasowej

Ustawa z sierpnia 2025 r. nie rozwiazala natomiast – i problem ten przetrwal az do ustawy wygaszajacej z 2026 r. – kwestii delegowania pracownikow z ochrona czasowa za granice. Juz w tym okresie czesc ekspertow wskazywala, ze planowane wygaszenie ochrony po 30 dniach nieobecnosci w Polsce (przewidziane w projekcie ustawy wygaszajacej) bedzie stanowilo powazne wyzwanie dla pracodawcow delegujacych pracownikow sezonowych lub korzystajacych z uslug transgranicznego outsourcingu kadrowego.

VI. Nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o powierzaniu pracy cudzoziemcom

6.1. Geneza i cel ustawy

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) jest aktem ogolnym, dotyczacym wszystkich cudzoziemcow – nie tylko obywateli Ukrainy. Podpisana przez Prezydenta 10 kwietnia 2025 r. i opublikowana w Dzienniku Ustaw 12 maja 2025 r., weszla w zycie 1 czerwca 2025 r.

Ustawa zastapila dotychczasowe przepisy dotyczace cudzoziemcow, zawarte w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 nr 99 poz. 1001, z pozn. zm.). Jej celami byly: uproszczenie procedur, ograniczenie naduzc, pelna elektronizacja postepowania, zmniejszenie zaleglosci w urzedach oraz wzmocnienie sankcji za nielegalne zatrudnianie cudzoziemcow.

6.2. Kluczowe zmiany systemu legalizacji pracy

Sposrod wielu innowacji, ktore wprowadzila ta ustawa, najwazniejsze z perspektywy pracodawcow zatrudniajacych Ukraincow sa nastepujace:

6.2.1. Pelna elektronizacja postepowania

Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie procedury zwiazane z zatrudnieniem cudzoziemcow – obie glowne sciezki (oswiadczenie o powierzeniu pracy i wniosek o zezwolenie na prace sezonowa) – mozna skladac wylacznie droga elektroniczna przez portal praca.gov.pl. Zniesiono mozliwosc skladania papierowych wnioskow. Pracodawcy musieli dostosowac swoje systemy administracyjne do tego wymogu.

6.2.2. Zniesienie testu rynku pracy (informacji starosty)

Od 1 czerwca 2025 r. zniesiona zostala instytucja informacji starosty (popularnie zwana ‘testem rynku pracy’). Wczesniej, przed wystawieniem zezwolenia na prace, starosta musial potwierdzic, ze na lokalnym rynku pracy nie ma bezrobotnych zdolnych do wykonywania danej pracy. Procedura ta blyla czasochlonna i nieprzewidywalna. Nowa ustawa zastapila ja lista zawodow, przy ktorych odmowa zezwolenia na prace bedzie obligatoryjna.

6.2.3. Zakaz pracy na wizie Schengen z innego panstwa

Ustawa wprowadzila istotne ograniczenie: cudzoziemcy przybywajacy do Polski na wizie wydanej przez inne panstwo strefy Schengen (np. przez Francje lub Niemcy) nie moga legalnie podjac pracy w Polsce na podstawie zezwolenia na prace. Zmiana ta dotknela glownie pracownikow z Azji, jednak miala rowniez ograniczone znaczenie dla ukrainskich pracownikow sezonowych przybyajacych z innych panstw UE.

6.2.4. Nowe przeslanki odmowy zezwolenia na prace

Ustawa wprowadzila szereg nowych, obligatoryjnych przeslanek odmowy wydania zezwolenia na prace. Wsrod nich najwazniejsze to:

• Nieoplacanie skladek na ubezpieczenia spoleczne i podatkow przez podmiot powierzajacy prace – przeslanke te uczyniono obligatoryjna (wczesniej miala charakter fakultatywny);
• Dzialanie podmiotu powierzajacego prace w celu ulatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium RP – przepis wymierzony w fikcyjne firmy rekrutacyjne;
• Nielegalny outsourcing pracowniczy – tzn. gdy z okolicznosci wynika, ze praca bylaby faktycznie wykonywana na rzecz podmiotu trzeciego, ktory nie jest agencja pracy tymczasowej.

6.2.5. Obowiazek przekazania kopii umowy

Od 1 lipca 2025 r. pracodawca zobowiazany jest do przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do urzedu, ktory wydal zezwolenie na prace sezonowa. Przekazanie musi nastapic przed rozpoczeciem pracy przez cudzoziemca (a w przypadku umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od powierzenia pracy). Kopia umowy przekazywana jest przez system praca.gov.pl.

6.2.6. Drastyczne podwyzszenie sankcji

Ustawa istotnie zaostrzyla kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemcow. Inspektor Pracy uzyskal uprawnienie do nakladania grzywien w postepowaniu mandatowym do 10 000 zl. Co istotne, kara grzywny za czesc wykroczen wymierzana jest proporcjonalnie do liczby cudzoziemcow, ktorym powierzono nielegalna prace – zmiana szczegolnie dotkliwa dla podmiotow zatrudniajacych duze grupy pracownikow.

6.3. Relacja nowej ustawy do specustawy ukrainskiej

Warto podkreslic, ze nowa ustawa o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom nie zastapila specustawy ukrainskiej w zakresie zatrudnienia obywateli Ukrainy objetych ochrona czasowa. Specustawowe powiadomienie z art. 22 pozostawalo w mocy az do ustawy wygaszajacej z 23 stycznia 2026 r. Nowa ustawa miala jednak bezposredni wplyw na obywateli Ukrainy nieodbywajacych ochrony czasowej oraz – co wazne – na agencje pracy tymczasowej posredniczace w zatrudnieniu Ukraincow.

CO ZMIENILO SIE OD 1 CZERWCA 2025 r. DLA AGENCJI ZATRUDNIENIA?

1. Pelna elektronizacja – wszystkie wnioski i oswiadczenia tylko przez praca.gov.pl. 2. Brak testu rynku pracy – brak informacji starosty przy skladaniu wnioskow. 3. Obowiazek przekazania kopii umowy przed powierzeniem pracy (od 1 lipca 2025 r.). 4. Nowe przeslanki odmowy – nieoplacone ZUS/podatki blokuja zezwolenia. 5. Kary proporcjonalne do liczby nielegalnie zatrudnionych – wieksze grupy = wieksze ryzyko. 6. Agencje pracy tymczasowej: wymog posiadania wpisu do rejestru oraz co najmniej 2-letniego stazu od wpisu do uzyskania zezwolenia sezonowego dla nowych podmiotow.

VII. Ustawa wygaszajaca z 23 stycznia 2026 r. – systemowy punkt zwrotny

7.1. Geneza i proces legislacyjny

Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiazan wynikajacych z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz o zmianie niektorych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 203) stanowi najwazniejszy akt prawny z perspektywy niniejszej analizy. Podpisana przez Prezydenta RP Karola Nawrockiego 19 lutego 2026 r., weszla w zycie 5 marca 2026 r.

Projekt rzadowy zostal przyjety przez Sejm 23 stycznia 2026 r. i przekazany do Senatu. Ze wzgledu na nieprzekraczalny termin 4/5 marca 2026 r. (data wygasniecia wczesniejszych przepisow), caly proces legislacyjny musial byc przeprowadzony w ekspresowym tempie. Senat przyjal ustawe z niewielkimi poprawkami, Sejm je zatwierdzil, a Prezydent podpisal – wszystko w ciagu kilku tygodni.

Sam projekt byl poprzedzony szerokim procesem konsultacyjnym w drugiej polowie 2025 r. Konfederacja Lewiatan oraz organizacje pracodawcow zglosily szereg zastrzezen, w tym do: mechanizmu wygaszania ochrony po 30 dniach nieobecnosci w Polsce (co grozilo utrata prawa pobytu przez pracownikow delegowanych za granice przez polskich pracodawcow), zawieszenia terminow w sprawach pobytowych do 4 marca 2027 r. (co utrudnialo normalizacje statusu prawnego pracownikow) oraz ograniczenia prawa do prowadzenia dzialalnosci gospodarczej po wygasnieciu ochrony czasowej.

7.2. Filozofia ustawy – z trybu nadzwyczajnego do systemu powszechnego

Ustawa wygaszajaca reprezentuje fundamentalna zmiane filozofii podejscia polskiego panstwa do Ukraincow w Polsce. Przez cztery lata (2022-2026) obywatele Ukrainy objetci ochrona czasowa funkcjonowali w specjalnym reziimie prawnym – poza normalnym systemem prawa cudzoziemcow. Specustawa tworzyła dla nich odrebny swiat prawny, z osobnymi sciezkami legalizacji pobytu, pracy i dostpu do swiadczen.

Ustawa wygaszajaca systematycznie przenosi ochrona czasowa z rejmu specustawy do rezimu powszechnego – do ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Oznacza to, ze od 5 marca 2026 r. obywatele Ukrainy objetci ochrona czasowa podlegaja w coraz wiekszym stopniu tym samym zasadom co inni cudzoziemcy korzystajacy z ochrony miedzynarodowej.

7.3. Fundamentalne zmiany wprowadzone ustawa wygaszajaca

7.3.1. Przedluzenie legalnosci pobytu do 4 marca 2027 r.

Najwazniejsza informacja dla ogolu beneficjentow: legalnosc pobytu obywateli Ukrainy posiadajacych numer PESEL ze statusem UKR zostala automatycznie przedluzona do 4 marca 2027 r. Nie sa wymagane zadne dodatkowe wnioski ani dokumenty. Automatycznym przedluzeniem objetni sa rowniez czlonkowie rodzin obywateli Ukrainy.

Automatycznie przedluzone zostaly takze terminy waznosci roznych dokumentow pobytowych – wiz krajowych, zezwolen na pobyt czasowy, kart pobytu, polskich dokumentow tozsamosci cudzoziemca i uprawnien wynikajacych z ruchu bezwizowego.

7.3.2. Warunek aktualizacji danych – termin 31 sierpnia 2026 r.

Ustawa wprowadzila istotny wymog dla osob, ktore uzyskaly PESEL UKR bez okazania dokumentu tozsamosci ze zdjeciem (glownie pierwsza fala uchodzcow z poczatku 2022 r., gdy w chaosie ewakuacji akceptowano rozne dokumenty). Osoby te musza potwierdzic swoja tozsamosc w dowolnym urzedzie gminy na podstawie waznego paszportu lub innego dokumentu ze zdjeciem do dnia 31 sierpnia 2026 r.

Brak potwierdzenia danych skutkuje zmiana statusu z UKR na NUE (Nieaktualny UKRL) i utrata prawa do pobytu od dnia 1 wrzesnia 2026 r. Dotknac to moze znaczaca czesc pracownikow sezonowych, ktorzy uzyskali PESEL UKR na poczatku 2022 r. i nie mieli swiadomosci tego obowiazku. Agencje posrednictwa pracy i pracodawcy powinni poinformowac swoich pracownikow o tym wymagu i zachecic do wczesnego potwierdzenia danych.

7.3.3. Wygasniecie ochrony po 30 dniach nieobecnosci w Polsce

Jedno z najbardziej kontrowersyjnych postanowien ustawy: ochrona czasowa wygasa w przypadku opuszczenia przez cudzoziemca terytorium Polski na okres przekraczajacy 30 dni – bez wzgledu na przyczyne wyjazdu. Zasada ta dotyczy rowniez pracownikow delegowanych przez polskich pracodawcow za granice.

Dla agencji pracy tymczasowej i pracodawcow korzystajacych z delegowania to bardzo istotna zmiana. Jesli Ukrainiec z PESEL UKR zostanie wyslany przez polskiego pracodawce do pracy np. w Niemczech na czas dluzszy niz 30 dni, automatycznie traci ochrona czasowa i wraz z nia prawo do pobytu i uproszczonego dostepu do rynku pracy. Pracodawca powinien w takiej sytuacji rozwazyc przejscie pracownika na inny tytul pobytowy (np. zezwolenie na pobyt czasowy) przed delegowaniem.

7.3.4. Zachowanie dostepu do rynku pracy na podstawie powiadomienia

Fundamentalnym pytaniem dla pracodawcow bylo to, czy po 5 marca 2026 r. mozliwe jest nadal powierzanie pracy Ukraincom w uproszczonej procedurze, bez koniecznosci uzyskiwania pelnego zezwolenia na prace. Odpowiedz jest twierdzaca, lecz z niuansami.

Po pierwsze, art. 22 specustawy, bedacy dotychczasowa podstawa powiadomien, zostal uchylony. Mechanizm powiadomienia zostal natomiast przeniesiony do nowej ustawy o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom – do art. 5a tej ustawy. Przepis ten reguluje powiadamianie PUP o powierzeniu pracy cudzoziemcom korzystajacym z ochrony czasowej w RP.

Po drugie, ustawa wygaszajaca zawiera wazne przepisy przejsciowe: pracodawcy, ktorzy przed 5 marca 2026 r. powierzali prace Ukraincom na podstawie powiadomien z art. 22 specustawy, moga kontynuowac te zatrudnienie bez koniecznosci skladania nowych powiadomien. Ponadto, wszyscy legalnie przebywajacy w Polsce obywatele Ukrainy maja prawo do pracy na podstawie powiadomienia w ramach 3-letniego okresu przejsciowego od 5 marca 2026 r. (art. 5a nowej ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

7.3.5. Zmiana zasad prowadzenia dzialalnosci gospodarczej

Specustawa umozliwiala obywatelom Ukrainy objetym ochrona czasowa (lub innym legalnym pobytem) prowadzenie jednoosobowej dzialalnosci gospodarczej na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Od 5 marca 2026 r. zasada ta ulega modyfikacji – prowadzenie dzialalnosci na zasadach ogolnych (rownych z obywatelami polskimi) bedzie przyslugiwa wylacznie beneficjentom ochrony czasowej (posiadaczom PESEL UKR z aktualnym statusem). Osoby, ktore straca ochrone czasowa, beda musialy korzystac z przepisow ogolnych dotyczacych dzialalnosci gospodarczej cudzoziemcow, ktore sa mniej liberalne.

7.3.6. Zawieszenie terminow w sprawach pobytowych – do 4 marca 2027 r.

Ustawa wygaszajaca nie zmienila kontrowersyjnego przepisu o zawieszeniu biegu terminow w sprawach pobytowych – zawieszenie to nadal obowiazuje, przedluz do 4 marca 2027 r. Oznacza to, ze Wojewodowie moga bez konsekwencji prawnych (brak skargi na bezczynnosc organu) nie rozpatrywac wnioskow pobytowych obywateli Ukrainy przez dalsze 12 miesiecy. Dla wielu pracownikow ukrainskich, starujacych sie o regularne zezwolenia pobytowe, jest to frustrujaca sytuacja i zrodlo niepewnosci prawnej.

7.3.7. Karta pobytu cUKR – nowa sciezka legalizacji dlugookresowej

Ustawa wygaszajaca ostatecznie wdrozyla przepisy o nowym rodzaju karty pobytu oznaczonej symbolem cUKR (z ang. card – Ukraina). Karta ta ma byc wydawana na wniosek beneficjenta ochrony czasowej i uprawniaja do dlugookresowego legalnego pobytu w Polsce na zasadach analogicznych do standardowych kart pobytu. Wniosek mozna zlozyc do dnia 4 marca 2027 r., a karte wydaje sie lub odmawia w ciagu 180 dni od zlozenia kompletnego wniosku. Warunkiem zlozenia wniosku jest posiadanie w rejestrze odciskow palcow i odwzorowania podpisu.

UWAGA – Karta cUKR nie zaczela jeszcze dzialac!

Przepisy dotyczace karty pobytu cUKR (art. 17 pkt 22-31 ustawy wygaszajacej) wchodza w zycie w dniu okreslonym w odrebnym komunikacie Ministra ds. Informatyzacji (art. 33 ustawy z 15 maja 2024 r.). Na dzien redakcji niniejszej analizy (kwiecien 2026 r.) data ta nie zostala jeszcze ogloszona. Pracodawcy powinni sledzic komunikaty rzadowe dotyczace uruchomienia systemu.

VIII. Analiza skutkow dla pracownikow sezonowych z Ukrainy

8.1. Kim jest pracownik sezonowy z Ukrainy w kontekscie prawnym?

Pojecie ‘pracownika sezonowego’ w kontekscie niniejszej analizy obejmuje kilka odmiennych kategorii prawnych, ktore wymagaja odroznionego podejscia:

• Pracownicy sezonowi z ochrona czasowa (PESEL UKR) – to ci, ktorzy przybyli po 24 lutego 2022 r. w zwiazku z dzialaniami wojennymi i uzyskali PESEL UKR. Korzystaja z uproszczonej procedury powiadomienia i maja dostep do rynku pracy do 4 marca 2027 r.;
• Ukraincy bez statusu UKR – przybyli do Polski przed 24 lutego 2022 r. lub po tej dacie, ale nie spelnili warunkow ochrony czasowej (np. przybyli z panstwa trzeciego, a nie bezposrednio z Ukrainy). Podlegaja ogolnym przepisom cudzoziemskich – oswiadczenie lub zezwolenie na prace;
• Pracownicy sezonowi z zezwoleniem typu S – obywatele Ukrainy zatrudniani sezonowo (rolnictwo, gastronomia, hotelarstwo) na podstawie zezwolenia sezonowego. Moga nie miec statusu UKR, jesli przybyli do pracy sezonowej po raz pierwszy po wojnie.

8.2. Praca sezonowa a ochrona czasowa – mozliwe kombinacje

W praktyce sezonowe zatrudnienie Ukraincow w Polsce przyjmuje nastepujace formy prawne:

8.2.1. Praca sezonowa na podstawie powiadomienia (osoby z PESEL UKR)

Osoby z aktualnym PESEL UKR moga podejmoac kazdy rodzaj pracy – rowniez sezonowa – na podstawie powiadomienia zlozonego przez pracodawce do PUP w terminie 7 dni od dnia podjecia pracy. Nie jest wymagane zezwolenie sezonowe (typ S) ani zadne inne zezwolenie. Jest to najwygodniejsza forma dla obu stron, lecz wymaga posiadania aktualnego PESEL UKR i aktywnej ochrony czasowej.

Wazne ograniczenie: praca na podstawie powiadomienia jest mozliwa wylacznie w Polsce. Wyjazd za granice na wiecej niz 30 dni powoduje utrate ochrony i tym samym prawa do pracy na tej podstawie.

8.2.2. Praca sezonowa na podstawie zezwolenia sezonowego (typ S)

Zezwolenie sezonowe (typ S) jest wymagane dla obywateli Ukrainy niemajacych statusu UKR, jesli chca pracowac w sezonowych galanziach: rolnictwie, ogrodnictwie, sadownictwie, gastronomii i hotelarstwie. Zezwolenie na prace sezonowa wydaje Starosta ze wzgledu na siedzibe lub miejsce stalego pobytu polskiego podmiotu powierzajacego prace.

Od 1 czerwca 2025 r. (nowa ustawa o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom), wnioski o zezwolenie sezonowe skladane sa wylacznie elektronicznie. Cudzoziemiec moze pracowac sezonowo najdluzej przez 9 miesiecy w roku kalendarzowym. Wynagrodzenie nie moze byc nizsze niz wynagrodzenie innych pracownikow wykonujacych prace porownywalneg rodzaju.

8.2.3. Umowa o pomocy przy zbiorach – specjalna forma dla rolnictwa

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o ubezpieczeniu spolecznym rolnikow oraz niektorych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 1508) wprowadzila specjalny rodzaj umowy cywilnoprawnej – umowe o pomocy przy zbiorach. Umowa ta moze byc zawarta miedzy rolnikiem a pomocnikiem rolnika (w tym cudzoziemcem) na czas nie dluzszy niz 180 dni w roku kalendarzowym.

Pomocnik rolnika z Ukrainy z PESEL UKR moze pracowac na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach bez koniecznosci uzyskiwania osobnego zezwolenia na prace sezonowa. Wystarczy powiadomienie zloozone przez rolnika do PUP (od nowej ustawy: w terminie 7 dni od powierzenia pracy, a kopie umowy nalezy przekazac do urzedu rowniez w 7 dni). Pomocnicy podlegaja ubezpieczeniu w KRUS – co jest szczegolnie istotne dla dziedziny rolnictwa.

8.3. Wplyw ustawy wygaszajacej na pracownikow sezonowych

Z perspektywy pracownikow sezonowych, ustawa wygaszajaca przynosi nastepujace zmiany:

• Kontynuacja pracy – pracownicy z PESEL UKR moga kontynuowac prace bez zadnych dzialan po stronie pracownika; pracodawca nie musi skladac nowych powiadomien;
• 3-letni okres przejsciowy – wszyscy legalnie przebywajacy obywatele Ukrainy maja prawo do pracy na podstawie powiadomienia (art. 5a nowej ustawy) przez 3 lata od 5 marca 2026 r.;
• Ryzyko utraty statusu UKR – wyjazd za granice na ponad 30 dni lub brak aktualizacji danych do 31 sierpnia 2026 r. (dla osob bez dokumentu ze zdjeciem) skutkuje utrata ochrony;
• Brak zmian w zasadach pracy sezonowej opartej na zezwoleniu S – ten tryb pozostaje dostepny dla osob bez statusu UKR na ogolnych zasadach.

8.4. Sytuacja w poszczegolnych branach sezonowych

8.4.1. Rolnictwo i sadownictwo

W rolnictwie i sadownictwie Ukraincy stanowia kluczowa sile robocza w okresie zbiorow (kwiecien-pazdziernik). Ustawa wygaszajaca nie zaklocila dostepnosci tej sily roboczej – osoby z PESEL UKR nadal moga pracowac sezonowo na podstawie powiadomienia do 4 marca 2027 r. Rolnicy zatrudniajacy pomocnikow na umowie o pomocy przy zbiorach powinni jednak pamietac o nowym obowiazku przekazania kopii umowy w terminie 7 dni od powierzenia pracy przez portal praca.gov.pl.

8.4.2. Budownictwo

Branaa budowlana jest jednym z glownych sektorow zatrudnienia Ukraincow w Polsce – zarowno w trybie stalym, jak i sezonowym. Obywatele Ukrainy z PESEL UKR moga pracowac w budownictwie na podstawie powiadomienia. Sezonowy charakter prac budowlanych (ograniczone zlecenienia w miesiacacach zimowych) sprawia, ze czesc pracownikow wyjezdza do Ukrainy lub innych krajow w okresie przestojow – co w swietle ustawy wygaszajacej grozi utrata ochrony czasowej przy dluzszej nieobecnosci niz 30 dni.

8.4.3. Gastronomia, hotelarstwo i turystyka

Branaza gastronomiczna i hotelarska charakteryzuje sie szczytami zatrudnienia w sezonie letnim i zimowym. Pracownicy z Ukrainy sa zatrudniani w tej branazy na podstawie powiadomien (z PESEL UKR) lub zezwolen sezonowych (bez PESEL UKR). Dla obu kategorii zasady pracy sezonowej po 5 marca 2026 r. nie ulegly zasadniczej zmianie – co jest dobra wiadomoscia dla pracodawcow z tej branzy przygotowujacych sie do sezonu letniego 2026.

IX. Obowiazki pracodawcow i agencji zatrudnienia – stan aktualny

9.1. Procedura powiadomienia po 5 marca 2026 r.

Jak wspomniano, art. 22 specustawy ukrainskiej zostal uchylony, ale mechanizm powiadomienia przeniesiono do art. 5a ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom. Procedura jest nastepujaca:

1. Weryfikacja statusu pobytowego – pracodawca przed powierzeniem pracy zobowiazany jest do sprawdzenia, czy obywatel Ukrainy posiada aktualny tytul pobytowy (PESEL UKR z wazna ochron a czasowa lub inny legalny dokument pobytowy) i zachowac kopie tego dokumentu;
2. Zawarcie pisemnej umowy – umowa z cudzoziemcem musi byc sporza w formie pisemnej. Wynagrodzenie musi byc co najmniej minimalne (od 1 stycznia 2026 r.: 4806 zl brutto/mc lub 31,40 zl brutto/godz.);
3. Zloenie powiadomienia – pracodawca sklada powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystajacemu z ochrony czasowej do PUP (przez praca.gov.pl) w terminie 7 dni od dnia podjecia pracy przez cudzoziemca;
4. Przekazanie kopii umowy – kopie umowy o prace nalezy przekazac elektronicznie do PUP przed rozpoczeciem pracy (w przypadku umowy o pomocy przy zbiorach: w terminie 7 dni od powierzenia pracy);
5. Biezace przechowywanie dokumentacji – pracodawca przechowuje kopie dokumentu pobytowego przez caly okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakonczeniu.

9.2. Co musi wiedziec agencja posrednictwa pracy?

Agencje posrednictwa pracy i agencje pracy tymczasowej powinny uwzglednic w swojej dzialalnosci rowniez nastepujace kwestie:

• Rejestr agencji zatrudnienia – agencje pracy tymczasowej musialy do 3 miesiecy od wejscia w zycie nowej ustawy o rynku pracy i slubach zatrudnienia (tj. do wrzesnia 2025 r.) uzyskac ponowny wpis do rejestru agencji zatrudnienia. Agencje wpisane do rejestru po 1 czerwca 2025 r. moga uzyskac zezwolenie sezonowe dla cudzoziemca (pracownika tymczasowego) dopiero po uplywie 2 lat od wpisu;
• Monitoring statusu UKR pracownikow – agencja powinna na biezaco monitorowac waznosc ochrony czasowej swoich pracownikow, zwlaszcza w kontekscie wyjazdow zagranicznych i deadlinu aktualizacji danych (31 sierpna 2026 r.);
• Dokumentacja dla pracodawcy uzytkownika – agencja pracy tymczasowej sklada powiadomienie o powierzeniu pracy w swoim PUP. Pracodawca uzytkownik ponosi solidarna odpowiedzialnosc za nielegalne zatrudnienie;
• Zakaz outsourcingu do podmiotow trzecich – nowa ustawa zakazuje faktycznego powierzania pracy cudzoziemcom przez niebedace agencjami pracy tymczasowej podmioty dzialajace jako posrednicy. Powoduje to ryzyka prawne dla nieformalnych modeli posrednictwa.

9.3. Kontrole PIP i Strazy Granicznej

Rok 2026 przynosi intensyfikacje kontroli w zakresie legalnosci zatrudnienia cudzoziemcow. Panstwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Straz Graniczna otrzymaly wzmocnione uprawnienia i zasoby do prowadzenia kontroli. Pracodawcy powinni byc przygotowani na:

• Kontrole wlasciwie dokumentacji pracownikow zagranicznych;
• Weryfikacje waznosci statusu UKR i innych dokumentow pobytowych;
• Sprawdzenie terminowosci zloenia powiadomien;
• Kontrole waznosci umow i zgodnosci warunkow pracy z umowami;
• Weryfikacje oplat na ZUS i podatki – nieoplacone nalenosci moga byc przeslanko odmowy zezwolenia na prace dla innych pracownikow.

Nowe sankcje (grzywna do 10 000 zl przez inspektora pracy, kary proporcjonalne do liczby nielegalnie zatrudnionych) czynia nielegalne zatrudnianie cudzoziemcow znacznie bardziej kosztownym niz wczesniej.

X. Kluczowe terminy i daty graniczne

10.1. Tabela kluczowych terminow – chronologicznie

Okres / Ustawa	Kluczowe zmiany
24.02.2022	Wybuch pelnoskalowej inwazji Rosji na Ukrainie – poczatek masowego napywu do Polski
4.03.2022	Decyzja wykonawcza Rady UE 2022/382 – uruchomienie ochrony czasowej w UE
12.03.2022	Uchwalenie specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy – wejscie w zycie
13.01.2023	Pierwsza nowelizacja specustawy – uszczelnienie systemu pomocy
15.05.2024	Uchwalenie drugiej nowelizacji specustawy (wejscie w zycie 1.07.2024)
30.06.2024	Uchylenie art. 13 specustawy – koniec swiadczen za zakwaterowanie prywatne
1.07.2024	Wejscie w zycie nowelizacji maj 2024 r. – skrocenie terminu powiadomienia do 7 dni
5.08.2025	Uchwalenie kolejnej nowelizacji specustawy – przedluzenie ochrony do 4.03.2026
1.06.2025	Wejscie w zycie ustawy o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom
1.07.2025	Obowiazek przekazania kopii umowy do urzedu przed podjecia pracy sezonowej
31.10.2025	Zakonczenie przyjmowania nowych osob do Osrodkow Zbiorowego Zakwaterowania
23.01.2026	Uchwalenie ustawy wygaszajacej specustawe ukrainska (wejscie w zycie 5.03.2026)
19.02.2026	Podpisanie ustawy wygaszajacej przez Prezydenta Karola Nawrockiego
5.03.2026	Wejscie w zycie ustawy wygaszajacej – systemowy punkt zwrotny
31.08.2026	Deadline aktualizacji danych dla osob z PESEL UKR bez dokumentu ze zdjeciem
1.09.2026	Utrata ochrony czasowej przez osoby, ktore nie zaktualizowaly danych do 31.08.2026
4.03.2027	Koniec aktualnie obowiazujacej ochrony czasowej (art. 5 marca 2028 – mozliwe kolejne przedluzenie)
5.03.2029	Koniec 3-letniego okresu przejsciowego dla powiadomien opartych na art. 5a nowej ustawy

10.2. Daty krytyczne dla pracodawcow i agencji

Wskazane ponizej terminy maja krytyczne znaczenie operacyjne dla podmiotow zatrudniajacych obywateli Ukrainy:

• Do 31 sierpnia 2026 r. – weryfikacja i przypomnienie pracownikom z PESEL UKR o obowiazku aktualizacji danych (jesli PESEL zostal nadany bez dokumentu ze zdjeciem);
• Na biezaco – weryfikacja, czy pracownicy nie przebywaja poza Polska dluzej niz 30 dni (ryzyko utraty ochrony czasowej);
• Do 4 marca 2027 r. – informowanie pracownikow o mozliwosci ubiegania sie o karte pobytu cUKR (gdy system bedzie gotowy) dla zapewnienia ciaglosci legalnego pobytu po marcu 2027 r.;
• Na biezaco – pelna elektronizacja powiadomien i dokumentacji przez praca.gov.pl.

XI. Porownanie rezimu sprzed i po 5 marca 2026 r.

11.1. Tabela porownaawcza kluczowych elementow systemu

Aspekt	Przed 5.03.2026 r.	Po 5.03.2026 r.
Podstawa prawna powiadomienia	Art. 22 specustawy ukrainskiej	Art. 5a ustawy z 20.03.2025 r. (nowa ustawa)
Legalnosc pobytu (PESEL UKR)	Do 4.03.2026 r.	Do 4.03.2027 r. (automatycznie)
Termin powiadomienia PUP	7 dni od podjecia pracy	7 dni od podjecia pracy (bez zmian)
Obowiazek kopii umowy	Tak (od 1.07.2025 r.)	Tak (bez zmian)
Elektronizacja procedur	Tak (od 1.06.2025 r.)	Tak (bez zmian)
Ochrona po wyjedzie >30 dni	Brak wyraznego przepisu / problematyczne	Wygasnicie ochrony (dotyczy takze delegowanych!)
Prowadzenie dzialalnosci gosp.	Wszyscy z legalnym pobytem (rowno z Polakami)	Tylko beneficjenci ochrony czasowej (PESEL UKR)
Test rynku pracy	Zniesiony od 1.06.2025 r.	Brak (bez zmian)
Sankcje za nielegalne zatrudnienie	Do 30 000 zl (sad)	Do 10 000 zl (inspektor pracy, mandatowo)
Dostep do pomocy spolecznej	Na podstawie specustawy	Na zasadach ogolnych (ustawa o cudzoziemcach)
Swiadczenie 800+ dla dzieci	Tak (z warunkiem pobytu dziecka)	Tak, ale rodzic musi pracowac (od 1.02.2026 r.)

XII. Ryzyka prawne i najczestsze bledy pracodawcow

12.1. Typologia ryzyk

Na podstawie analizy przepisow i praktyki stosowania prawa, mozna wyodrebnic nastepujace kategorie ryzyk prawnych dla pracodawcow i agencji posrednictwa pracy:

12.1.1. Ryzyko zatrudnienia osoby z wygasnietym statusem UKR

Najczestszy blad: pracodawca powierza prace obywatelowi Ukrainy, nie weryfikujac aktualnosci jego ochrony czasowej. Status UKR moze wygasnac z kilku powodow: dluzsza nieobecnosc w Polsce (ponad 30 dni), brak aktualizacji danych do 31 sierpnia 2026 r., lub swiadome rezygnowanie z ochrony przez cudzoziemca.

Skutek: nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi przebywajacemu wbrew przepisom – grzywna dla pracodawcy, ryzyko odpowiedzialnosci karnej, cofniecie zezwolen na prace dla innych pracownikow, a nawet wykreslenie z rejestru agencji zatrudnienia.

Jak sie zabezpieczyc: regularna (co 30-60 dni) weryfikacja statusu UKR pracownikow, w tym sprawdzenie systemu informacyjnego PESEL lub urzedowe potwierdzenie aktualnosci. Wprowadzenie wewnetrznego systemu alertow dla przypadajacych terminow.

12.1.2. Ryzyko zwiazane z delegowaniem pracownikow za granice

Czesty w agencjach pracy tymczasowej i firmach budowlanych: pracownik z PESEL UKR jest delegowany do pracy za granice (np. do Niemiec, Francji) na czas dluzszy niz 30 dni. Zgodnie z ustawa wygaszajaca, ochrona czasowa wygasa automatycznie po przekroczeniu 30-dniowej nieobecnosci w Polsce.

Skutek: pracownik traci legalnosc pobytu i prawa do pracy w Polsce. Kontynuacja zatrudnienia po powrocie staje sie niemozliwa bez dodatkowej legalizacji. Pracodawca moze zostac pociagniety do odpowiedzialnosci za nielegalne zatrudnianie.

Jak sie zabezpieczyc: przed delegowaniem na ponad 30 dni – przeprowadzenie pracownika na inny tytul pobytowy (np. zezwolenie na pobyt czasowy i prace), ktory nie jest uzalezniony od fizycznej obecnosci w Polsce.

12.1.3. Ryzyko zwiazane z brakiem terminowego powiadomienia

Pracodawca zatrudnia obywatela Ukrainy bez zlozenia powiadomienia lub spoznia sie ze zlozeniem powiadomienia (termin: 7 dni od podjecia pracy). Skutkuje to tym, ze praca jest powierzana bez wymaganego zgloszenia, co stanowi wykroczenie.

Jak sie zabezpieczyc: wdrozenie wewnetrznych procedur onboardingu cudzoziemcow, ktore gwarantuja terminowe zlozenie powiadomienia elektronicznie przez praca.gov.pl.

12.1.4. Ryzyko przy zmianach warunkow zatrudnienia

Zmiana stanowiska lub zakresu obowiazkow bez aktualizacji powiadomienia/zezwolenia: cudzoziemiec pracuje na innym stanowisku niz wpisane w powiadomieniu. Nowa ustawa o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom przewiduje mozliwosc powierzenia pracy na innym stanowisku przez lacznie do 30 dni rocznie po uprzednim powiadomieniu – ale poza tym limitem wymagane jest nowe powiadomienie lub zezwolenie.

Jak sie zabezpieczyc: precyzyjne opisywanie stanowisk w powiadomieniach, wewnetrzne monitorowanie zmian w umowach i warunkach pracy cudzoziemcow.

12.1.5. Ryzyko outsourcingu nielegalnego

Agencja lub podmiot dziajajacy jako posrednik faktycznie kieruje pracownikow do pracodawcy uzytkownika bez rejestracji jako agencja pracy tymczasowej. Nowa ustawa traktuje to jako przeslanke odmowy zezwolenia na prace, a organ moze wszczac postepowanie wobec faktycznego pracodawcy.

Jak sie zabezpieczyc: formalizacja relacji miedzy agencja a pracodawca uzytkownikiem, uzyskanie odpowiedniego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.

12.2. Checklisty compliance dla pracodawcow

CHECKLISTA MINIMALNA – Zatrudnienie Ukrainca z PESEL UKR po 5.03.2026 r.

[ ] Sprawdz aktualnosc statusu UKR (czy ochrona czasowa nie wygasla); [ ] Sprawdz, czy PESEL UKR zostal nadany na podstawie dokumentu ze zdjeciem (do 31.08.2026); [ ] Zawrzyj pisemna umowe (o prace lub cywilnoprawna) z tlumaczniem; [ ] Wpisz wynagrodzenie nie nizsze niz minimalne (4806 zl/mc brutto od 2026 r.); [ ] Zloz powiadomienie przez praca.gov.pl w terminie 7 dni od podjecia pracy; [ ] Przekaz kopie umowy elektronicznie do PUP przed podjecia pracy; [ ] Zachowaj kopie dokumentu pobytowego przez caly okres zatrudnienia + 2 lata; [ ] Monitoruj wyjazdy zagraniczne pracownika (ryzyko utraty ochrony po >30 dniach); [ ] Sprawdzaj na biezaco komunikaty o uruchomieniu karty pobytu cUKR.

XIII. Wnioski i rekomendacje

13.1. Glowne wnioski analityczne

Analiza czteroletniego procesu legislacyjnego (2022-2026) w zakresie regulacji prawnej sytuacji obywateli Ukrainy w Polsce prowadzi do nastepujacych wnioskow:

• Ewolucja od trybu nadzwyczajnego do normalnego: polskie ustawodawstwo przeszlo od specjalnego, uproszczonego rezimu (specustawa 2022 r.) do stopniowego wracania do powszechnego systemu prawa cudzoziemcow, choczas z zachowaniem ochrony czasowej do marca 2027 r. Proces ten byl podyktowany zarowno wzgledami humanitarnymi (przedluzajacy sie konflikt), jak i politycznymi i ekonomicznymi (koszty systemu pomocy, integracja z rynkiem pracy).
• Pragmatyzm legislacyjny: kolejne nowelizacje (2023, 2024, 2025) pokazuja, ze polski ustawodawca stara sie balansowac miedzy koniecznoscia ograniczania swiadczen z budzetu a niezaklocaliem dostepu do rynku pracy dla pracodawcow. Dostep do rynku pracy przez caly analizowany okres pozostal uproszczony (powiadomienie, bez testu rynku pracy).
• Rola unijnego prawa w ksztaltowaniu krajowych przepisow: calkowity zakres i dlugoc obowiazywania specjalnego rezimu dla Ukraincow byl i jest uzalezniony od decyzji Rady UE o przedluzeniu ochrony czasowej. Polska ustawa automatycznie adaptuje sie do decyzji unijnych – co jest z jednej strony wygodne, z drugiej – pozostawia pracodawcow i pracownikow w stanie niepewnosci co do przyszlosci systemu po marcu 2027 r.
• Specyfika rynku pracy sezonowej: dla sektora rolniczego, gastronomicznego i hotelarskiego – kluczowych pracodawcow pracownikow sezonowych – zmiany prawne z okresu 2022-2026 byly korzystne pod wzgledem dostepu do ukrainskiej sily roboczej. Ryzyko stanowi mechanizm wygaszania ochrony po 30 dniach nieobecnosci, ktory moze zaburzac sezonowe wzorce migracji zarobkowej.

13.2. Rekomendacje dla agencji posrednictwa pracy

Na podstawie przeprowadzonej analizy, dla agencji posrednictwa pracy rekomendujauje sie nastepujace dzialania:

Dzialania niezwloczne (do 31 sierpnia 2026 r.)

6. Inwentaryzacja pracownikow z PESEL UKR: sporzadzenie aktualnej listy wszystkich pracownikow z podzialam na tych, ktorzy maja PESEL UKR nadany z dokumentem ze zdjeciem i bez. Dla drugiej grupy – niezwloczne poinformowanie o obowiazku aktualizacji danych;
7. Weryfikacja dokumentacji: przeglad wszystkich akt pracownikow pod katem aktualnosci kopii dokumentow pobytowych i powiadomien;
8. Szkolenie kadry HR: przeprowadzenie szkolen wewnetrznych dotyczacych nowych przepisow, ze szczeglnym uwzglednieniem ryzyk zwiazanych z delegowaniem za granice;
9. Aktualizacja procedur onboardingu: dostosowanie wewnetrznych procedur zatrudniania cudzoziemcow do nowych wymagan (elektronizacja, kopie umow, krote terminy).

Dzialania dlugookresowe (do 4 marca 2027 r.)

10. Planowanie sukcesji prawnej dla pracownikow: identyfikacja pracownikow, dla ktorych warto ustalic sciezke legalnego pobytu dluzszego niz do marca 2027 r. (zezwolenie na pobyt czasowy lub karta pobytu cUKR);
11. Monitorowanie systemu karty cUKR: sledzenie komunikatow rzadowych o uruchomieniu systemu do sk ladania wnioskow o karte cUKR, informowanie pracownikow o tej mozliwosci;
12. Dialog z PIP i PUP: budowanie relacji z lokalnymi urzedami pracy i Inspekcja Pracy w celu uzsykania wczesnych informacji o zmianach interpretacyjnych i kontrolnych.

13.3. Rekomendacje dla pracodawcow sektorow sezonowych

Dla pracodawcow zatrudniajacych pracownikow sezonowych z Ukrainy (rolnictwo, gastronomia, budownictwo, hotelarstwo) rekomenduje sie:

• Nie czekac na zaproszenia sezonowe – juz teraz warto zidentyfikowac, ktorzy z pracownikow zatrudnianych w poprzednich sezonach maja status UKR, i zweryfikowac ich sytuacje prawna;
• Przestrzec pracownikow przed dlugimi wyjazdami – warto w umowach lub regulaminach pracy zawrzec informacje o ryzyku utraty ochrony po 30 dniach wyjazdu;
• Dostosowac procedury do elektronizacji – wymog elektronicznego skladania powiadomien i kopii umow jest bezwzgledny; brak dostep do praca.gov.pl jest naruszeniem prawa;
• Konsultacje prawne przed delegowaniem – kazdy przypadek delegowania pracownika z ochrona czasowa poza granice RP na czas dluzszy niz 30 dni wymaga konsultacji z prawnikiem specjalizujacym sie w prawie cudzoziemcow.

XIV. Podstawy prawne – wykaz aktow normatywnych

14.1. Akty prawne polskie

Ustawy

• Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa (Dz.U. 2022 poz. 583, z pozn. zm.) – ‘specustawa ukrainska’;
• Ustawa z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz niektorych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 185);
• Ustawa z dnia 15 maja 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz niektorych innych ustaw (Dz.U. 2024 poz. 854) – wejscie w zycie 1.07.2024 r.;
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz niektorych innych ustaw (Dz.U. 2025 r.);
• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalnosci powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) – wejscie w zycie 1.06.2025 r.;
• Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiazan wynikajacych z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w zwiazku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego panstwa oraz o zmianie niektorych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 203) – wejscie w zycie 5.03.2026 r.;
• Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. z 2023 r. poz. 519, z pozn. zm.);
• Ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2023 r. poz. 1504, z pozn. zm.);
• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i slubach zatrudnienia (Dz.U. 2025 r.);
• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o ubezpieczeniu spolecznym rolnikow (umowy o pomocy przy zbiorach) – Dz.U. 2018 poz. 1508.

Rozporzadzenia wykonawcze

• Rozporzadzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spolecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentow do wniosku o zezwolenie na prace;
• Rozporzadzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spolecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokosci oplat zwiazanych z wnioskiem o zezwolenie na prace;
• Rozporzadzenie Rady Ministrow z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie dzialalnosci, w ktorych wydaje sie zezwolenia na prace sezonowa.

14.2. Akty prawa unijnego

• Dyrektywa Rady 2001/55/WE z dnia 20 lipca 2001 r. w sprawie minimalnych standardow przyznawania tymczasowej ochrony na wypadek masowego napywu wysiedlencow oraz srodkow wspomagajacych rownowaage wysilkow miedzy Panstwami Czlonkowskimi zwiazanych z przyjmowaniem takich osob i ponoszeniem tego konsekwencji;
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. stwierdzajaca istnienie masowego napywu wysiedlencow z Ukrainy;
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2023/409 z dnia 19 pazdziernika 2023 r. zmieniajaca decyzje wykonawcza 2022/382 – przedluzenie ochrony do 4.03.2025 r.;
• Kolejne decyzje Rady UE o przedluzeniu ochrony czasowej do 4.03.2026 r. i 4.03.2027 r.

14.3. Wybrane materialy pomocnicze i zrodla

• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Spolecznej: ‘Co sie zmienia w pomocy dla obywateli Ukrainy w 2026 r.’ (portal Gov.pl, marzec 2026 r.);
• Deloitte Legal: ‘Projekt ustawy o wygaszeniu specustawy ukrainskiej’ (analiza, styczen 2026 r.);
• Grant Thornton: ‘Zatrudnianie cudzoziemcow 2026 – ustawa wygaszajaca specustawe podpisana przez Prezydenta’ (luty 2026 r.);
• Zielona Linia (portal publicznych sluzb zatrudnienia): ‘Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 4 marca 2026 r.’ (marzec 2026 r.);
• Panstwowa Inspekcja Pracy: ‘Cudzoziemcy: ulatwienia w zatrudnieniu, wyzsze sankcje za lamanie prawa’ (maj 2025 r.);
• HRappka: ‘Zmiany w pobycie i pracy obywateli Ukrainy w Polsce – kluczowe informacje po nowej ustawie’ (marzec 2026 r.).